시공사 선정을 위한 입찰 설명회 1단계의 기준인 서류심사로 교회의 기준에 적합한 회사 3~4곳을 1차 선정하였다면 이제는 입찰설명회(현장설명회)를 실시하여야 한다. 입찰설명회는 지정된 일자에 서류심사 적격업체를 지정된 장소로 소집하여 실시하거나, 메일로 입찰설명서를 발송하여 실시하는 방법이 있다. 입찰 관련 질의응답의 일정을 포함하여야 하며 정확한 입찰 내용을 전달하기 위해 메일 발송보다는 교회 등 지정된 장소에서 입찰설명회를 실시하는 것을 권장한다.

입찰 설명회 시에는 완성된 실시설계도면(건축허가 완료 도면), 건축허가 조건, 입찰설명서를 준비하여야 한다. 입찰설명서를 어떤 기준으로 작성하여 설명회를 실시해야 하는지에 대해서 설명하면 다음과 같다.

첫 번째, 공사현황과 규모 등의 공사개요에 관한 사항이다.

두 번째, 공사의 범위에 관한 사항으로 시공사는 기본적으로 건축공사만 담당하며, 음향, 영상, 조명, 성구 집기, 인테리어 공사를 건축공사 범위에 포함할 것인지와 포함하지 않을 경우 건축주의 별도 발주 관련 사항, 각종 인입비 및 분담금 등 납부의 책임에 대해 명확한 표시가 필요하다.

세 번째, 공사기간 각 사별 공사계획으로 산출한 예정공정표를 제출하도록 한다. 공사기간이라 함은 착공신고서 제출 시부터 사용승인 완료 시점까지이다.

네 번째, 현장 확인 및 도면 검토에 관한 사항이다. 입찰 참가자가 반드시 현장조사를 실시하여야 한다. 특수한 여건의 현장일 경우, 도면기준으로 산출한 내역서에 현장여건을 반영하여 견적서를 제출하여야 시공 중 시공사와 분쟁을 예방할 수 있다. 입찰 참가자는 견적 검토 시, 설계도면을 확인하여 설계도서와 상세도서 간의 불일치, 도면상의 누락 등을 질의기간에 확인해야 한다. 이러한 과정은 시공 중 추가 공사비 분쟁을 예방할 수 있다. 입찰방법은 시공사가 입찰도서를 검토하여 내역을 산출하는 총액입찰로 진행한다. 우선협상대상자로 선정된 시공사는 질의회신 기간에 질의하지 않았거나 미숙지 또는 내역누락으로 발생되는 시공상의 문제는 시공사의 귀책사유임을 계약서에 명기할 필요가 있다.

다섯 번째, 견적 시 유의 사항이다. 도면 기준으로 내역서 산출시에 반영하여야 할 많은 사항에 대해서 명기함으로 시공 중 발생할 수 있는 공사비, 공사기간, 공사조건 등의 분쟁을 예방할 수 있어야 한다.

여섯 번째, 시공 시 준수사항이다. 공사기간 중에 시공사에서 준비하고 준수해야 할 법적, 제도적, 행정적 조건을 비롯하여 모든 시공상의 시공사 이행절차에 대해서 명확하게 제시하여야 한다.

일곱 번째, 입찰형식 및 도서배포 입찰도서 질의회신 방식에 대해서도 제시하여야 한다.

여덟 번째, 입찰 마감 및 입찰서 제출 방법이다. 입찰서 제출 시 제출하여야 할 서류, 명확한 기준의 마감일시, 제출처에 대해서도 제시하여야 한다.

아홉 번째, 우선협상 대상자 선정기준이다. 선정 방식에 대한 객관적 기준을 수립하여 입찰 참가자에게 명확히 제시해야 한다.

열 번째, 입찰무효, 입찰연기 및 재입찰이다. 입찰무효에 해당되는 사유 또는 입찰연기, 재입찰에 관한 명확한 기준을 제시하여 발생될 수 있는 법적인 문제를 예방하여야 한다.

열한 번째, 계약에 관한 사항이다. 계약서 특약사항을 명확히 명시하고, 입찰 참가자의 내용 숙지 및 확인 서명을 받아 계약서 작성 시 발생할 수 있는 논쟁을 사전에 예방함으로써, 중요한 공사계약서 작성을 흠없이 작성해야 한다.

열두 번째, 공사비 지급조건이다. 선금, 기성금, 하자보증, 지체상금 등의 공사와 관련된 제반 공사비의 지급에 관한 조건을 명확히 하여야 한다.

열세 번째, 설명회 시 참가자에게 입찰 관련 사항을 입찰참가 신청서로 동의를 받아 우선협상대상자 선정에 대한 이의 제기를 사전에 예방한다.

이상 개괄적인 입찰설명회 시 입찰조건을 참고로 하여 개교회에서 필요한 민원사항을 입찰설명서에 표기하여 입찰 및 계약 시공과정에서 발생될 수 있는 분쟁을 예방하고 원활한 공사가 될 수 있도록 하여야 한다.

박상기 장로 / 드림씨엠주식회사 대표이사·행복이가득한교회